Wie wir Onboarding und Wissensübergabe mit KI gelöst haben

In der Sozialwirtschaft ist Wissen das eigentliche Kapital und zugleich das flüchtigste. Es steckt in Köpfen, in Gesprächen, in Sitzungen, die niemand mitschreibt. StoryVault macht daraus etwas, mit dem man arbeiten kann. Wir nutzen es jeden Tag selbst. So sieht das aus.

In 90 Sekunden: aus einem Gespräch wird Wissen

StoryVault ist modular. Nicht jede Organisation braucht alles. Der Kern ist immer gleich: ein Gespräch wird aufgenommen oder importiert, sauber transkribiert und so aufbereitet, dass man später etwas damit anfangen kann. Darauf setzen die weiteren Bausteine auf. Wir zeigen die Wege an unserer eigenen Arbeit.

Das Dashboard: aufnehmen oder Audio- und Videodateien importieren, der Rest läuft.

Wissenstransfer, bevor das Wissen geht

Wenn eine erfahrene Kollegin in Rente geht, verschwindet mit ihr, wie die Dinge wirklich laufen. Statt ihr eine leere Vorlage zum Ausfüllen zu geben, führen wir ein Gespräch. StoryVault nimmt es auf, transkribiert es und legt es im Wissensspeicher ab, gebündelt mit vorhandenen Dokumenten. Das Ergebnis ist kein Ordner, den niemand öffnet, sondern eine Wissensbasis, die man per KI befragen kann: Wie war das noch mit diesem Kostenträger? Die Antwort kommt mit Bezug auf die Quelle.

Onboarding, das nicht bei null anfängt

Neue Mitarbeitende steigen selten dort ein, wo das Wissen liegt. Mit dem Lernmodul weisen wir Pflicht-Schulungen zu und bündeln im Wissensspeicher, was für die ersten Wochen zählt. Unser eigenes Trainingsformat, die ProjektWirkstatt, läuft über genau dieses Lernmodul: Kurse, Quiz und Material an einem Ort, statt verstreut über Laufwerke und Postfächer. Fragen beantwortet die KI aus dem hinterlegten Wissen, rund um die Uhr, ohne dass jemand dreimal dasselbe erklärt.

Aus dem Termin wird das Protokoll

Nach einem Workshop oder Kundentermin liegt die Aufnahme vor: direkt mit dem Audio-Recorder aufgenommen oder als Audio- oder Videodatei importiert. StoryVault transkribiert, und die KI macht daraus ein Protokoll mit Ergebnissen und nächsten Schritten. Aus einer Stunde Gespräch wird in Minuten ein sauberes Dokument, statt am Abend aus dem Gedächtnis rekonstruiert zu werden. Sie sind im Termin präsent, nicht am Mitschreiben.

Persona-Interviews führen und auswerten

In unseren Projekten arbeiten wir mit echten Interviews, nicht mit erfundenen Personas. StoryVault nimmt die Gespräche auf, transkribiert sie und anonymisiert auf Wunsch Namen und sensible Angaben, wichtig, wenn Klient:innen oder Mitarbeitende offen sprechen sollen. Für die Auswertung nutzen wir die qualitative Codierung: ein Codebuch, Textstellen werden Codes zugeordnet, die KI schlägt Codierungen vor, wir entscheiden. Am Ende steht ein Report, der Muster über viele Interviews hinweg sichtbar macht. So entstehen Personas und Bedarfe, die belegt sind, statt geraten. Dieselbe Methode trägt Bedarfsanalysen, Wirkungsfragen und Forschungsarbeit.

Mit dem eigenen Wissen sprechen

Webinare, Fachgespräche, Podcast-Folgen: Vieles davon ist wertvoll und wird trotzdem nie wieder angefasst. Wir laden diese Aufnahmen in StoryVault, lassen sie transkribieren und legen sie in den Wissensspeicher. Danach lässt sich das gesammelte Wissen durchsuchen und im Chat befragen, mit Datei-Upload für den Einzelfall. Über die Claude-Integration greifen wir sogar direkt aus unseren eigenen KI-Werkzeugen darauf zu. Wir nutzen StoryVault also nicht nur als Produkt, das wir anbieten, sondern als Werkzeug, mit dem wir selbst arbeiten.

In Kombination mit anderen Systemen wie unserem Intranet, CRM, Social Media Tools und vielen weiteren ist bei uns ein Ökosystem entstanden, das vollständig miteinander vernetzt ist und uns und unsere Kunden deutlich effizienter arbeiten lässt.

Warum das zu whitespring passt

StoryVault ist unser eigenes Produkt, das wir bauen und betreiben. Das ist der Beleg dafür, dass wir KI nicht nur beraten, sondern selbst liefern und im Alltag einsetzen. Wichtig bleibt: Das Werkzeug ist nie der Anfang. Zuerst klären wir den Anwendungsfall und den Prozess. Erst wenn ein digitales Werkzeug den Prozess wirklich trägt, kommt StoryVault ins Spiel. Mehr dazu unter storyvault.eu und in der Dokumentation.

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