Beratung · CRM und Kundendaten

CRM-Einführung in der Sozialwirtschaft

Anfragen in Outlook, Kundennummern in Excel, Auftragsbestätigungen auf Papier: So sieht Kundenverwaltung in vielen Trägern heute aus. Wir führen Customer-Relationship-Management (CRM) so ein, dass es im Alltag ankommt: Daten zentral, DSGVO-konform mit Double-Opt-in, und mit Routinen, die das Nachfassen tragen.

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Kommt Ihnen das bekannt vor?

E-Mail-Adressen sammeln sich in Outlook. Anschreiben dürfen Sie sie nicht, weil das Double-Opt-in fehlt.
Wer anfragt, bekommt eine Auskunft. Danach passiert nichts mehr: keine Wiedervorlage, kein Nachfassen.
Die Kundendatenbank fühlt sich groß an. Bereinigt bleibt davon oft nur ein Drittel übrig, das wirklich nutzbar ist.
Jeder Betrieb und jeder Dienst pflegt seine eigenen Listen. Was die Organisation als Ganzes über ihre Kundschaft weiß, weiß niemand.

So führen wir ein CRM ein

1
Status Quo und Datenbereinigung.Wo liegen Ihre Kundendaten heute, was davon stimmt noch? Automatisierter Durchlauf, händischer Check, ehrliches Bild.
2
Systemwahl mit Begründung.Integrationsfähigkeit, Anmeldung über Microsoft 365, Datenschutz, Kosten. Systemoffen, oft fällt die Wahl auf HubSpot.
3
Anbindung und saubere Zuflüsse.Formulare, Newsletter-Anmeldung, automatische Antworten, jede Eintragung mit Double-Opt-in. Wo nötig, Anbindung an Warenwirtschaft oder Fachverfahren mit erfahrenen Entwicklungspartnern.
4
Befähigung und Verankerung.Ihre Mitarbeitenden arbeiten von Anfang an mit. Aufgaben, Wiedervorlagen und Nachfass-Routinen, damit das System im Alltag lebt. Ein CRM telefoniert nicht von allein.

Warum mit uns

Aus der BrancheWir haben CRM-Einführungen bei Inklusionsunternehmen, Bildungsträgern und in der eigenen Beratung umgesetzt. Wir kennen Kostenträger-Logik und Trägerstrukturen.
Datenschutz-erprobtUnsere Einführungen wurden von kirchlichen Datenschutzstellen freigegeben. Werkzeuge wie HubSpot, Mailchimp und Typeform sind sauber konfiguriert einsetzbar, auch in Caritas- und Diakonie-Strukturen.
Wir nutzen, was wir empfehlenUnser eigenes Marketing und unser Vertrieb laufen über dasselbe CRM-Setup, das wir bei Trägern einführen. Kein Software-Haus: Wir konzipieren und begleiten, Individual-Entwicklung machen Partner.

Häufige Fragen zur CRM-Einführung

Welches CRM empfehlen Sie?

Wir sind systemoffen. Oft fällt die Wahl auf HubSpot: breite Integrationen, Anmeldung über Microsoft 365, stabil, und man kommt im Zweifel auch wieder heraus. Ehrlich gesagt: günstig ist es nicht. Entscheidend ist, was zu Ihrer Organisation und Ihren Prozessen passt.

Dürfen wir als kirchlicher Träger solche Werkzeuge überhaupt einsetzen?

Ja. Unsere Einführungen wurden von Caritas-Datenschutzstellen freigegeben, inklusive HubSpot, Mailchimp und Typeform. Voraussetzung ist eine saubere Konfiguration: Double-Opt-in, Cookie-Hinweise, klare Zwecke.

Was passiert mit unseren Bestandsdaten?

Sie werden bereinigt, statt blind importiert: automatisierter Abgleich, händischer Check, danach persönliches Nachtelefonieren zur Aktualisierung. Das ist Arbeit, aber genau dabei entsteht eine Datenbasis, mit der Sie wirklich arbeiten können.

Wie lange dauert eine Einführung?

Erste Zuflüsse (Formulare mit Double-Opt-in, automatische Antworten) stehen nach wenigen Wochen. Bereinigung, Anbindungen und Routinen wachsen danach in Zyklen, im laufenden Betrieb.

Übernehmen Sie auch die technische Anbindung an SAP oder Fachverfahren?

Wir konzipieren und orchestrieren sie. Die Entwicklung von Adaptern und Konfiguratoren übernehmen erfahrene Entwicklungspartner, mit denen wir solche Anbindungen bereits umgesetzt haben.

Wo stehen Ihre Kundendaten heute?

Erzählen Sie uns in 15 Minuten, wie Anfragen und Kontakte bei Ihnen heute laufen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was ein CRM bei Ihnen leisten würde und was nicht.

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