BPMN mit KI: Prozesse in Stunden dokumentieren statt in Monaten

Beschreibung

Die meisten Prozesse in der Sozialwirtschaft sind längst beschrieben. Nur mündlich: in Teamsitzungen, Übergaben, im Gespräch mit der Kollegin, die es seit zwölf Jahren macht. Ins QM-Handbuch schafft es davon wenig, weil Aufschreiben Zeit kostet, die niemand hat.

In diesem Webinar zeigen wir live, wie aus einem Gespräch ein BPMN-Prozessdiagramm wird. Jemand erzählt, wie ein Prozess heute läuft. StoryVault zeichnet auf und transkribiert. Die KI baut daraus den Entwurf mit Schrittdetails, Rollen und offenen Fragen. Dann prüfen wir gemeinsam, was stimmt und was fehlt.

An wen richtet sich dieses Webinar?

Qualitätsbeauftragte, IT- und Organisationsverantwortliche sowie Geschäftsführungen in der Sozialwirtschaft, die Prozesse für QM, Zertifizierung oder Einarbeitung dokumentieren müssen und dafür weder Wochen noch ein Beratungsbudget haben.

Was Sie mitnehmen

• Wie ein Prozessgespräch aufgebaut ist, damit die KI daraus ein brauchbares Diagramm bauen kann: Leitfragen, Dauer, wer dabei sein sollte.
• Was der Entwurf leistet und was nicht. Sie sehen ein unbearbeitetes Ergebnis, inklusive der Stellen, an denen es hakt.
• Wie aus offenen Stellen im Diagramm die Fragen für das nächste Gespräch entstehen, statt eines weiteren Workshops.
• Wohin Ihre Daten gehen: Transkription in Frankfurt, Plattform bei einem deutschen Hoster, freie Wahl des Sprachmodells.
• Was Sie mit dem Ergebnis tun können: Export als BPMN, SVG oder PDF, Weiterbearbeitung in jedem Prozesswerkzeug, keine Bindung an uns.

Ablauf

• 10 Minuten: Warum Prozesshandbücher nicht gelesen werden und was das mit dem Generationswechsel zu tun hat.
• 30 Minuten: Live-Demo. Ein Prozess aus dem Teilnehmerkreis oder aus unserem eigenen Haus, von der Erzählung bis zum geprüften Diagramm.
• 15 Minuten: Ihre Fragen.
• 5 Minuten: Wie es weitergehen kann, wenn Sie das mit Ihren Prozessen ausprobieren wollen.

Bringen Sie einen Prozess mit

Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Antworten Sie darauf mit einem Prozess, den wir live modellieren sollen. Geeignet ist alles mit fünf bis acht Schritten, das Sie ohne Unterlagen erzählen können: Urlaubsantrag, Aufnahmeanfrage, Passwort zurücksetzen, Dienstplanänderung. Wir wählen einen Vorschlag aus und melden uns vorher bei Ihnen.

Weitere Informationen

Thomas Schönweitz führt durch das Webinar. Er berät Träger der Sozialwirtschaft und baut mit whitespring eigene Werkzeuge dafür, darunter StoryVault für die Aufzeichnung und Auswertung von Gesprächen. Das BPMN-Modul setzt auf dem offenen Standard BPMN 2.0 und dem Open-Source-Editor bpmn.io auf. Es erzeugt Entwürfe, keine freigegebenen Handbuchkapitel. Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

• Muss ich BPMN kennen?
  Nein. Sie sehen Diagramme mit Aufgaben, Entscheidungen und Rollen. Wer BPMN aus seinem QM-Werkzeug kennt, kann die Ergebnisse direkt dort weiterverwenden.
• Stimmt das Diagramm, das die KI baut?
  Nicht vollständig, und das zeigen wir auch. Der Entwurf macht sichtbar, wo der Prozess unklar erzählt wurde. Die Prüfung übernimmt die Fachkraft, nicht die Maschine.
• Wo werden unsere Prozessbeschreibungen verarbeitet?
  Die Transkription läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt, die Plattform bei einem deutschen Hoster. Welches Sprachmodell den Entwurf baut, wählen Sie. Über die Grenzen sprechen wir im Webinar offen.
• Brauchen wir dafür neue Software?
  Ein Aufnahmegerät und einen Zugang zu StoryVault. Der Rest läuft im Browser. Für die Auswertung eignet sich jeder KI-Assistent mit Standard-Anschluss, etwa Claude oder ChatGPT. Für die Teilnahme am Webinar reicht der Browser, Teams muss nicht installiert sein.
• Was kostet das?
  Das Webinar ist kostenfrei. Für Häuser, die es mit eigenen Prozessen ausprobieren wollen, stellen wir am Ende den Prozess-Sprint vor: zwei begleitete Tage, drei bis fünf Kernprozesse als Rohentwurf.

Sichern Sie sich Ihren Platz. Kostenfrei, ohne Vorkenntnisse, gern mit eigenem Prozess.