Prozessdokumentation mit KI: Vom Gespräch zum BPMN-Diagramm in 33 Minuten

Prozessdokumentation mit KI heißt bei uns: Ein Prozess wird erzählt, nicht aufgeschrieben. Wir haben das an unserem eigenen Bewerbungsprozess ausprobiert. Nach 33 Minuten stand ein BPMN-Diagramm mit 24 Schritten, fünf Entscheidungen und fünf offenen Fragen, die wir vorher nicht gesehen hatten.

Warum Prozesshandbücher nicht gelesen werden

Fast jeder Träger hat eines. Es entstand für eine Zertifizierung, kostete Wochen oder ein Beratungsbudget, und seit der Abnahme hat es kaum jemand aufgeschlagen. Nicht aus Faulheit. Das Handbuch beschreibt einen Prozess, wie er am Tag des Audits aussehen sollte. Der gelebte Prozess steht woanders: in Teamsitzungen, in Übergaben, im Kopf der Kollegin, die die Aufnahme seit zwölf Jahren macht.

Genau dort setzt Prozessdokumentation mit KI an. Der Weg vom impliziten zum expliziten Wissen, den das SECI-Modell beschreibt, läuft bisher über Aufschreiben. Aufschreiben kostet Zeit, die im Alltag niemand hat. Erzählen kostet zwanzig Minuten.

Der Versuch: unser Bewerbungsprozess, erzählt

Wir wollten wissen, wie brauchbar ein Entwurf ist, der ohne Vorbereitung entsteht. Also haben eine Kollegin und ich am 10. September unseren eigenen Bewerbungsprozess erzählt, von der internen Abstimmung der Stellenanzeige bis zum ersten Tag der neuen Person. Ohne Leitfaden, ohne Folien, mit Abschweifungen und einem „das habe ich vergessen“.

Das Gespräch lief über StoryVault, unsere Plattform für Aufzeichnung und Transkription. Das Transkript ging an die KI mit einem einzigen Auftrag: Bau daraus ein Prozessdiagramm. Die KI hat dafür unser BPMN-Modul benutzt, das Diagramme im offenen Standard BPMN 2.0 erzeugt, prüft und speichert.

Was die KI daraus gebaut hat

Das Diagramm ist unbearbeitet. Es zeigt den Prozess, wie wir ihn erzählt haben, mit allen Ausnahmewegen: Bewerbung kommt per E-Mail statt über das Portal, E-Mail-Adresse nicht bestätigt, Wackelkandidatin braucht ein kurzes Telefonat vor der Einladung. Jeder Schritt trägt eine Beschreibung, wer ihn ausführt, welches System beteiligt ist und welche Regel gilt. Die Quelle steht dabei, damit man beim Prüfen zurück ins Gespräch springen kann.

Interessanter als das, was drin steht, ist das, was fehlt. Die KI hat fünf offene Fragen markiert:

• Schickt das Portal automatisch eine Eingangsbestätigung, oder schreiben wir die von Hand? Wir waren uns im Gespräch selbst nicht sicher.
• Wer legt die neue Person in der Buchhaltung und in Microsoft 365 an? Nicht benannt.
• Welches Buchhaltungssystem? Nicht genannt.
• Wann geht die Absage raus, sofort nach der Filterung oder gesammelt am Ende? Nicht beschrieben.
• Die Übergabe bei einer Nachbesetzung ist ein eigener Prozess und noch nicht modelliert.

Keine dieser Lücken hätten wir beim Aufschreiben bemerkt. Beim Aufschreiben füllt man sie unbewusst mit dem, was plausibel klingt. Der Entwurf aus dem Gespräch füllt nichts auf. Er zeigt, wo der Prozess unklar erzählt wurde, und das ist meistens die Stelle, an der er auch unklar gelebt wird.

Was das für die Praxis bedeutet

Leitfragen vor dem Gespräch

Unser Versuch lief ohne Leitfaden und hat trotzdem funktioniert. Mit Leitfaden wird der Entwurf besser. StoryVault erzeugt vor einem Prozessgespräch eine Handvoll Fragen: Was löst den Prozess aus, wer ist beteiligt, wo wird entschieden, was passiert im Ausnahmefall, wo endet er. Wer diese Fragen im Gespräch beantwortet, bekommt weniger offene Punkte im Diagramm.

Mehrere Perspektiven statt einer

Ein Prozess, den nur die Leitung erzählt, sieht anders aus als derselbe Prozess aus Sicht der Fachkraft. Zwei oder drei kurze Gespräche mit verschiedenen Rollen liefern der KI Widersprüche, und Widersprüche sind das Wertvollste an dieser Methode. Sie zeigen, wo das Handbuch bisher eine Version festgeschrieben hat, die nur eine Person kannte.

Die Prüfung bleibt beim Menschen

Der Entwurf ist kein Handbuchkapitel. Er ist die Grundlage für ein zweites Gespräch: Diagramm auf den Tisch, offene Fragen durchgehen, korrigieren, freigeben. Dieses Gespräch dauert bei einem Prozess dieser Größe eine halbe Stunde. Vorher lag das Diagramm auf dem Schreibtisch der Qualitätsbeauftragten und wartete auf einen freien Nachmittag, der nicht kam.

Was ein Entwurf nicht ist

Die Transkription verhört Eigennamen und Produktbezeichnungen. Wer im Projekt eine Liste mit den zehn wichtigsten Begriffen hinterlegt, bekommt sie richtig geschrieben. Wer das nicht tut, korrigiert im Diagramm nach.

Die KI modelliert, was gesagt wurde. Was niemand sagt, fehlt oder landet als offene Frage. Das ist gewollt. Ein Diagramm, das Lücken selbst schließt, wäre für ein QM-Handbuch gefährlicher als eines mit sichtbaren Löchern.

Zur Datenfrage: Die Transkription läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt, die Plattform bei einem deutschen Hoster. Welches Sprachmodell den Entwurf baut, entscheiden Sie, denn das BPMN-Modul spricht mit jedem KI-Assistenten über den offenen Standard-Anschluss. Das Ergebnis exportieren Sie als BPMN-Datei, SVG oder PDF und öffnen es in jedem anderen Prozesswerkzeug. Nichts bleibt bei uns eingesperrt.

Und schließlich: Ein Diagramm ersetzt keine Organisationsentscheidung. Warum KI-Projekte selten an der Technik scheitern, haben wir an anderer Stelle beschrieben. Das gilt hier genauso: Ob das Diagramm gelesen wird, entscheidet nicht die KI.

Reflexionsfragen

1. Welche drei Prozesse in Ihrem Haus laufen heute nur, weil eine bestimmte Person weiß, wie sie laufen?
2. Wann wurde Ihr Prozesshandbuch zuletzt außerhalb eines Audits aufgeschlagen?
3. Wenn Sie den Aufnahmeprozess Ihrer Einrichtung in fünf Minuten erzählen müssten, an welcher Stelle würden Sie stocken?
4. Wer würde denselben Prozess anders erzählen als Sie?
5. Welche offene Frage in Ihren Prozessen kennen Sie längst und haben sie nie aufgeschrieben?

Zusammenfassung

Am 29. September zeigen wir das live: Jemand aus dem Teilnehmerkreis erzählt einen Prozess, die KI baut das Diagramm, wir prüfen es gemeinsam. Zum Webinar „BPMN mit KI: Prozesse in Stunden dokumentieren statt in Monaten“, kostenfrei, online via Microsoft Teams.